Sie öffnen Ihre E-Mails und da ist sie: eine Nachricht von einem wichtigen Kunden mit einem mehrseitigen „Lieferanten-Fragebogen" oder einer „Nachhaltigkeits-Selbstauskunft" im Anhang. Dazu eine Frist. Atmen Sie durch – das lässt sich in wenigen Schritten erledigen, auch ohne eigene Compliance-Abteilung. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie.
Warum Sie diesen Fragebogen bekommen
Ihr Kunde fällt wahrscheinlich unter das Lieferkettengesetz (LkSG) oder die EU-Richtlinien CSDDD/CSRD und ist gesetzlich verpflichtet, seine Lieferanten zu prüfen. Diese Pflicht gibt er an Sie weiter. Der Fragebogen ist also kein Misstrauen Ihnen gegenüber, sondern Routine. Mehr dazu lesen Sie hier: Muss mein kleines Unternehmen das Lieferkettengesetz erfüllen?
Das Wichtigste vorweg: Sie müssen nicht perfekt sein. Sie müssen vollständig, ehrlich und nachvollziehbar antworten.
Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick
Bevor Sie irgendetwas ausfüllen, klären Sie drei Dinge:
- Frist: Bis wann wird die Antwort erwartet? Notieren Sie das Datum.
- Umfang: Wie viele Fragen, welche Themen (Menschenrechte, Umwelt, Arbeitsschutz)?
- Rahmenwerk: Bezieht sich der Fragebogen auf LkSG, CSDDD, CSRD oder ein kundeneigenes Format?
So wissen Sie, was auf Sie zukommt – und stellen oft fest, dass viele Fragen mit „Ja/Nein" plus kurzer Erläuterung beantwortet sind.
Schritt 2: Sammeln Sie, was Sie schon haben
Sie besitzen mehr Nachweise, als Sie denken. Legen Sie diese Unterlagen bereit:
- Arbeits- und Gesundheitsschutz-Dokumente
- bestehende Personal- oder Unternehmensrichtlinien
- Umwelt- oder Energiemaßnahmen und Zertifikate (z. B. ISO)
- Verträge oder Verhaltensregeln, die Sie bereits nutzen
Jedes dieser Dokumente beantwortet eine oder mehrere Fragen.
Tipp: Heften Sie nichts Neues zusammen. Eine vorhandene Richtlinie als PDF reicht als Nachweis völlig aus.
Schritt 3: Antworten – ehrlich und vollständig
Gehen Sie Frage für Frage durch. Drei Regeln:
- Lassen Sie kein Feld leer. Ein leeres Feld wirkt wie „keine Antwort". Schreiben Sie lieber „trifft nicht zu" mit kurzer Begründung.
- Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten. Wenn etwas fehlt, schreiben Sie ehrlich „noch nicht vorhanden, geplant bis …". Das ist besser als ein falsches „Ja".
- Belegen Sie, wo möglich. Verweisen Sie auf das passende Dokument oder hängen Sie es an.
Schritt 4: Schließen Sie die wichtigsten Lücken
Wenn Ihnen ein klassischer Baustein fehlt – etwa eine Grundsatzerklärung zu Menschenrechten, ein Verhaltenskodex oder ein Beschwerdeweg –, erstellen Sie ihn jetzt. Das klingt aufwendiger, als es ist: Mit Vorlagen ist eine solche Richtlinie in einer halben Stunde fertig und gilt sofort als Nachweis.
Schritt 5: Zurücksenden – und für das nächste Mal aufbewahren
Senden Sie die Antwort fristgerecht zurück und speichern Sie alles an einem Ort. Der nächste Kunde schickt einen ähnlichen Fragebogen – oft mit denselben Fragen in anderer Reihenfolge. Wer die Antworten und Nachweise gesammelt hat, erledigt die nächste Anfrage in Minuten statt Tagen.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden
- Die Frist verstreichen lassen. Melden Sie sich lieber kurz und bitten Sie um ein paar Tage, als gar nicht zu reagieren.
- Fragen überspringen. Unvollständige Fragebögen werden zurückgeschickt – das kostet mehr Zeit.
- Übertreiben. Geschönte Angaben fallen spätestens bei einem Audit auf.
- Jedes Mal bei null anfangen. Antworten einmal sauber dokumentieren und wiederverwenden.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich für die Antwort Zeit?
Das gibt Ihr Kunde vor – oft zwei bis vier Wochen. Wenn Sie es nicht schaffen, bitten Sie frühzeitig um eine kurze Verlängerung. Das ist üblich und meist kein Problem.
Was, wenn ich eine Frage nicht verstehe?
Fragen Sie beim Kunden nach oder lassen Sie sich die Frage in einfacher Sprache erklären. Mit TraceWerk können Sie jede LkSG/CSDDD-Frage direkt im Klartext erläutern lassen.
Muss ich alle Nachweise sofort haben?
Nein. Geben Sie an, was vorhanden ist, und benennen Sie für den Rest einen realistischen Zeitplan. Fortschritt zählt mehr als Perfektion.
Fazit
Ein Lieferketten-Fragebogen ist kein Grund zur Sorge – sondern eine Aufgabe mit klaren Schritten: Überblick verschaffen, Vorhandenes sammeln, ehrlich antworten, Lücken schließen, zurücksenden und aufbewahren.
TraceWerk macht genau das einfach: Laden Sie den Fragebogen Ihres Kunden hoch, die KI entwirft die Antworten aus Ihren Dokumenten, Sie prüfen und senden. Jetzt kostenlos starten