Im Anhang der Kunden-E-Mail steckt ein „Supplier Code of Conduct" oder „Lieferanten-Verhaltenskodex" mit der Bitte um Unterschrift. Bevor Sie unterschreiben – oder zögern –, sollten Sie wissen, was Sie damit zusagen. Dieser Leitfaden erklärt es in einfacher Sprache.
Was ein Lieferanten-Verhaltenskodex ist
Ein Verhaltenskodex für Lieferanten ist eine Sammlung von Standards, die Ihr Kunde von seinen Geschäftspartnern erwartet. Typische Inhalte:
- Achtung der Menschenrechte und Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit
- faire Arbeitsbedingungen, Gesundheit und Sicherheit
- Umweltschutz und verantwortungsvoller Ressourceneinsatz
- Anti-Korruption und faires Geschäftsgebaren
Mit der Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie diese Standards einhalten. Der Kodex ist meist die Grundlage dafür, dass Ihr Kunde seine eigene Lieferketten-Sorgfalt belegen kann (mehr dazu: Muss mein kleines Unternehmen das Lieferkettengesetz erfüllen?).
Was Sie mit der Unterschrift zusagen
Lesen Sie genau – ein Kodex enthält oft mehr als allgemeine Bekenntnisse. Häufige Verpflichtungen:
- Sie halten die Standards ein und können das auf Nachfrage belegen.
- Sie geben die Anforderungen an Ihre eigenen Lieferanten weiter.
- Sie ermöglichen unter Umständen Audits oder Selbstauskünfte.
- Sie melden Verstöße, sobald sie Ihnen bekannt werden.
Das ist in der Regel handhabbar – Sie sollten aber wissen, worauf Sie sich einlassen.
Vor dem Unterschreiben: diese Punkte prüfen
- Können Sie die Inhalte tatsächlich erfüllen? Gehen Sie den Kodex Punkt für Punkt durch.
- Welche Pflichten betreffen Ihre Unterlieferanten? Prüfen Sie, ob Sie Anforderungen weitergeben müssen.
- Gibt es Audit- oder Haftungsklauseln? Achten Sie auf Formulierungen zu Prüfungen, Strafen oder Vertragsstrafen.
- Fristen und Geltungsdauer. Bis wann erwartet der Kunde die Unterschrift, und wie lange gilt sie?
Im Zweifel lohnt ein kurzer Blick durch jemanden mit rechtlichem Verständnis – besonders bei Haftungsklauseln.
Was tun, wenn Sie etwas (noch) nicht erfüllen?
Unterschreiben Sie nichts, was nicht stimmt. Wenn Sie einzelne Punkte noch nicht erfüllen:
- Sprechen Sie offen mit Ihrem Kunden – meist gibt es Spielraum.
- Halten Sie Ausnahmen schriftlich fest, statt blind zu unterschreiben.
- Zeigen Sie einen realistischen Plan, bis wann Sie die Lücke schließen.
Ehrlichkeit schützt Sie: Eine falsche Zusage kann bei einem späteren Audit zum echten Problem werden.
Brauchen Sie einen eigenen Verhaltenskodex?
Zunehmend ja – aus zwei Gründen:
- Sie müssen die Anforderungen oft an Ihre eigenen Lieferanten weitergeben. Ein eigener Kodex ist dafür das einfachste Mittel.
- Ein eigener Verhaltenskodex ist selbst ein Nachweis, den Sie Kunden vorlegen können (siehe Compliance-Nachweis für Kunden – ganz ohne Compliance-Abteilung).
Die gute Nachricht: Mit einer Vorlage erstellen Sie einen passenden Verhaltenskodex in einer halben Stunde und passen ihn an Ihr Unternehmen an.
Häufige Fragen
Muss ich den Verhaltenskodex unterschreiben?
Gesetzlich nicht. Ihr Kunde kann die Unterschrift aber zur Bedingung für die Zusammenarbeit machen. Sie können Punkte klären oder verhandeln – eine grundlose Verweigerung riskiert jedoch den Auftrag.
Was, wenn ich einzelne Punkte nicht erfüllen kann?
Sprechen Sie mit dem Kunden, halten Sie Ausnahmen schriftlich fest und zeigen Sie einen Verbesserungsplan. Unterschreiben Sie nichts, was nicht der Wahrheit entspricht.
Brauche ich einen eigenen Verhaltenskodex?
Immer häufiger. Er hilft Ihnen, Anforderungen an Ihre Lieferanten weiterzugeben, und dient selbst als Nachweis gegenüber Kunden.
Fazit
Ein Lieferanten-Verhaltenskodex ist kein Grund zur Sorge – aber auch nichts, was Sie ungelesen unterschreiben sollten. Prüfen Sie, ob Sie die Inhalte erfüllen können, klären Sie offene Punkte ehrlich und legen Sie sich nach Möglichkeit einen eigenen Kodex zu.
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